○十島村戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成23年6月21日

告示第35号

(目的)

第1条 この要綱は、十島村住民課(以下「住民課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システムとは、住民課に設置した戸籍情報システムに係る機器により現在戸籍、除籍、附票及び人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍データとは、戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメントとは、システム設計書・プログラム説明書・操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(5) 戸籍情報システムに係る機器とは、戸籍専用で使用するサーバー、端末機及びネットワークをいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、村長に報告しなければならない。

(端末機取扱責任者)

第6条 保護管理者は端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民課村民室長をもって充てる。

(データ保護)

第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 入出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、そのパスワードの設定、更新、発行、保管等を厳重に管理しなければならない。なお、パスワードの有効期限は1年間とする。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること

(端末機の操作)

第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

2 端末機の操作は、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表第1のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、別表第2のとおり新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(会議)

第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、住民課において処理する。

(委託)

第17条 保護管理者及び取扱責任者、取扱職員は、戸籍情報システムの変更、運用、保守について外部委託しようとするときは、あらかじめ、委託を受けようとする者における情報の保護に関する管理体制、委託する事務の内容、理由及び情報の保護に関する事項等について調査し、村長の承認を得なければならない。

(委託契約書への記載事項)

第18条 委託に係る契約書には、戸籍データ保護に関し、次の各号に挙げる事項を明記しなければならない。

(1) 契約の目的、業務内容に関する事項

(2) 情報が記録された資料の保管、返還又は廃棄に関する事項

(3) 情報が記録された資料の目的外使用、複製、複写及び第三者への提供の禁止に関する事項

(4) 情報の秘密保持に関する事項

(5) 事故等の報告に関する事項

(6) その他必要な事項

(7) 保守については再委託を行う場合は委託事業者名等に関する事項

(守秘義務)

第19条 戸籍事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た秘密を洩らしてはならない。

この要綱は、平成23年7月2日から施行する。

別表第1(第14条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

 

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバー

総務課長

・ 保管施設の鍵の管理

サーバーは施錠のかかる保管施設に設置する。

保護管理者

・ パスワードによる起動

・ システム使用状況リスト

サーバーを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。

戸籍用端末機

保護管理者

・ パスワードによる起動

・ システム使用状況リスト

端末機を起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

・ バックアップ記録リスト

・ 施錠のかかる書庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

戸籍総合システムのプログラム

保護管理者

・ 複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。

別表第2(第15条関係)

戸籍データの重要性等についての訓練計画

項目

実施概要

期間

戸籍データの重要性及び機密保持

・ 戸籍データの滅失、棄損等の防止に関すること

・ 戸籍データの機密保持に関すること

新たに取扱職員が就任したとき又は、保護管理者が必要と認めたとき

プライバシー保護

・ 戸籍データ及びプライバシー保護の重要性に関すること

・ プライバシー保護の対策に関すること

新たに取扱職員が就任したとき又は、保護管理者が必要と認めたとき

システム安全対策

・ 事故及び緊急事態の発生時における必要な措置に関すること

新たに取扱職員が就任したとき又は、保護管理者が必要と認めたとき

その他

・ 戸籍システムの検索に関すること

・ 戸籍証明書の出力に関すること

・ 戸籍システムの入力に関すること

・ 戸籍システムの機能に関すること

・ 機能強化を実施した機能に関すること

新たに取扱職員が就任したとき又は、保護管理者が必要と認めたとき

機能強化を実施したとき又は法改正が施行されたとき

十島村戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成23年6月21日 告示第35号

(平成23年7月2日施行)