(目的)

第1条　この要綱は、十島村住民課(以下「住民課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条　この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(処理の基本方針)

第3条　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条　戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条　保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

(端末機取扱責任者)

第6条　保護管理者は端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民課村民室長をもって充てる。

(データ保護)

第7条　保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条　保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(出力帳票の管理)

第9条　保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第10条　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

(パスワードの管理)

第11条　保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

(取扱状況の把握)

第12条　保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(端末機の操作)

第13条　端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条　保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表第1のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第15条　戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、別表第2のとおり新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(会議)

第16条　戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

(委託)

第17条　保護管理者及び取扱責任者、取扱職員は、戸籍情報システムの変更、運用、保守について外部委託しようとするときは、あらかじめ、委託を受けようとする者における情報の保護に関する管理体制、委託する事務の内容、理由及び情報の保護に関する事項等について調査し、村長の承認を得なければならない。

(委託契約書への記載事項)

第18条　委託に係る契約書には、戸籍データ保護に関し、次の各号に挙げる事項を明記しなければならない。

(守秘義務)

第19条　戸籍事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た秘密を洩らしてはならない。