○十島村議会事務局処務規程
昭和57年11月26日
議会達甲第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、十島村議会事務局に属する事務を処理するため、必要な事項を定めることを目的とする。
(専決事項)
第2条 事務局長(以下「局長」という。)は、次の事項を専決処理することができる。
(1) 職員の県内出張に関する事項
(2) 職員の超過勤務に関する事項
(3) 職員の休暇、欠勤、早退及び忌引に関する事項
(4) 職員の事務の分担に関する事項
(5) 議会関係室の使用に関する事項
(6) その他軽易な申請、照会、回答及び通知等に関する事項
(事案の代決)
第3条 前条に規定する事項に関し、局長が不在のとき至急に処理しなければならないときは、局長が予め指定した職員が代決する。
2 前項の規定にかかわらず予め代決をしてはならないものと指定した事案については、代決することができない。
3 代決したときは、局長に報告し関係文書を閲覧に供しなければならない。
(庶務日誌)
第4条 局長は庶務日誌(様式第1号)に議員及び職員の動静並びに事務局における処理事項を記録しなければならない。
第2章 文書の収受
(文書の受付及び配付)
第5条 事務局に到着した文書の受付及び配付は次の各号による。
(1) 一般文書は、開封の上文書受発簿(様式第2号)に記載し、収受年月日及び番号を附し、局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽微なものは文書受発簿の記載を省略することができる。
(2) 電報は訳文して電信整理簿(様式第3号)に記載しなければならない。
(3) 親展文書及び秘密文書は、封のまま配付簿(様式第4号)に記載し、議長及び副議長宛のものは局長に、その他のものは名宛人に交付し受領印を受けなければならない。
(4) 現金・金券等は、重要物件配付簿(様式第5号)に記載し、議長及び副議長宛のものは局長に、その他のものは名宛人に交付し受領印を受けなければならない。
(訴訟、審査請求書等の収受)
第7条 訴訟書、審査請求書その他収受の日時が権利の消長に関係がある文書は、封筒に収受の日時を記入し、取扱者がこれに印を押してその文書に添付しておかなければならない。
第3章 文書の処理
(処理原則)
第8条 文書を受理したときは、局長が自ら処理するもののほかは職員に指示して処理させなければならない。
2 受理した事件は、直ちに調査し特別の事由があるものの外は即日処理しなければならない。
3 前項の事件で重要又は異例のものは、あらかじめ議長の指示を受けなければならない。
(回議書)
第9条 事件の処理は、様式第7号に定める回議用紙に処理案の標題を書き理由又は説明を簡明に記述し、関係法令その他参考になる事項を附記し必要に応じ関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長及び副議長ともに事故があって決裁を受けることができないときは、局長において代決することができる。
2 局長は前項により、代決した事件は遅滞なく議長に報告して追認を受けなければならない。
3 定例的な照会、回答又は軽微な事件を処理するときは、回議用紙によらないことができる。
(決裁文書の処理)
第10条 決裁済の回議書(以下「決裁文書」という。)には決裁年月日を記入し第15条による令達整理簿又は文書受発簿によって記号及び年月日を記入しなければならない。
(緊急処理)
第11条 緊急な事件で正規の手続きにより起案する余裕がないときは、上司の指示を受けて便宜処理することができる。ただし、この場合は処理後直ちに正規の手続きをしなければならない。
(発送文書)
第12条 発送を要する文書は、決裁文書によって浄書校合し、決裁文書の所定欄に月日を記入して取扱者が印を押さなければならない。
(特定文書の取扱)
第13条 庁内近くの官公署に送付し、又は直接本人に交付する文書は送達簿(様式第8号)により送付又は交付して受領印をもらわなければならない。
2 速達又は親展等を要する文書は、その文書及び封筒に「速達」又は「親展」等の表示をして発送しなければならない。
3 金券、有価証券その他これに類する文書又は物件は、書留郵便によって発送しなければならない。ただし、送達簿により直接宛名人に送達する場合は、この限りでない。
(郵便及び電信による発送)
第14条 郵便及び電信により文書又は物件を発送するときは、別に定める郵便切手受払簿に記入しなければならない。
第4章 文書の形式
(文書の記号番号)
第15条 文書には次の各号により記号、番号及び年月日をつけるものとする。
(1) 令達は令達整理簿(様式第9号)により、令達の種類ごとに記号及び番号を付する。
(2) その他の文書には「十議」を冠し文書受発簿により番号を付する。ただし、番号は当該事件の完結するまで同じものを用い、文書の往復回数に従い内番号を付するものとする。
2 前項の番号は、暦年による一連番号とする。
(令達の種類)
第16条 令達の種類は、次の通りとする。
(1) 告示 村内の一部又は全部に公示するもの
(2) 達甲 議会の内部又は職員に対して発する指示命令等で将来例規となるべきもの
(3) 達乙 議会の内部又は職員に対して発する指示命令等で一時又は1事件に限って指示命令するもの
(4) 達丙 法人その他の団体及び個人に命令するもの
2 令達文書の記号は、告示には議会名を冠し、その他のものは「十議」と冠するものとする。
(文書の発送者名)
第17条 一般文書の発送には、議長の職名及び氏名を用いる。ただし、軽易なものは議長の職名若しくは議会名を用いる。
(公印及び契印)
第18条 発送文書には、十島村議会公印規程(昭和57年議会達甲第2号)の定めるところにより公印を押さなければならない。
(文書の取扱い心得)
第19条 すべての文書は、局長の指示を受けなければこれを他人に示し、又は内容を告げ、若しくはその謄本を他人に与えることはできない。局外に持ち出す場合もまた同様とする。
第5章 文書の整理保存
(文書の編集)
第20条 完結した文書は、適当な簿冊に編集しなければならない。
2 簿冊は、保存年限別として表装を施し、表紙を附するものとする。
3 簿冊には、1冊ごとに文書索引目録を附するものとする。
4 1事件の関係文書は、往復の順序に従い、その完結に至るまで順次上から下へ綴じるものとする。
(文書の整理)
第21条 文書の編集は暦年区分とする。ただし、会計年度に属する文書については会計年度区分とする。
(例規の整理)
第22条 例規の表示がある通ちょうその他将来の事務処理の基準となる文書は、例規綴りに編集し、かつ、常に加除又は訂正して明確にしておかなければならない。
2 村の条例、規則、規程その他村の事務に関する例規は、「十島村例規集」として別に編集しなければならない。
(文書の保存)
第23条 文書は、次に掲げる区分によって、それぞれ保存しなければならない。ただし、必要なときは決裁を受けて年限を伸縮することができる。
(1) 永久保存のもの
ア 議決書、議事録
イ 村の条例、規則、規程及び訓令等
ウ 例規となるべき重要な告示及び令達
エ 訴訟等将来の証明のために必要なもの
オ 各種台帳及び重要な図面
カ 議員及び職員の進退、賞罰、履歴に関するもの
キ 議会の沿革に関するもの
ク 重要な統計及び調査資料に関するもの
ケ 前各号に掲げるもの以外で、将来例規又は証拠となるべきもの
(2) 5年保存のもの
ア 官報
イ 県公報
ウ 令達番号簿及び文書受発簿
エ 永久保存以外の文書でやや重要と認められ、後年の参照に必要なもの
オ 諸報告、資料等で後年の参照となるべきもの
カ 会計関係の簿冊
(3) 1年保存の文書
前各号以外の文書
2 議会で行った選挙関係書類は、そのものの任期間保存する。
(保存年限の起算)
第24条 保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、その翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第25条 保存文書は、局長の決裁を受けて廃棄するものとする。
2 第23条の規定にかかわらず、5年毎に精査し局長が保存する必要がないと認めるときは、廃棄することができる。
(文書の保護)
第26条 保存文書は、適当な方法で防虫の措置をしなければならない。
第6章 物品取扱
(切手の受払)
第27条 事務局に郵便切手受払簿(様式第10号)を備え、その受払を明らかにしなければならない。
第7章 服務心得
(服務の根本基準)
第28条 すべて職員は、住民全体の奉仕者として公共の利益のために勤務し、地方公務員に関する法律及び規則に従って服務し、職務遂行に当っては親切丁寧、敏速を旨とし全力を挙げてこれに専念しなければならない。
2 執務中は、能率的で簡素端正な服装を旨として、所定のき章をはい用しなければならない。
(出勤)
第29条 職員は、登庁後自ら出勤簿(様式第11号)に印を押さなければならない。
2 登庁時間を過ぎて出勤した者は、遅参簿(様式第12号)に署名し、印を押さなければならない。ただし、公務のため遅参したときは上司にその旨を届けて承認を受け出勤簿に印を押すものとする。
(本会議における服務)
第30条 本会議に出務を命ぜられた職員は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議場の閉鎖及び開閉に注意すること。
(3) 議事録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前各号のほか特に命ぜられたこと。
(委員会における服務)
第31条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会の開会、閉会の日時及び出欠席委員の氏名並びに会議の要領を録収しなければならない。
(早退)
第32条 執務時間中に疾病その他の事由により退庁しようとするときは、その事由を届けて上司の承認を受けなければならない。一時外出するときは公用であっても同様である。
(欠勤)
第33条 疾病その他の事由により出勤できないときは、その事由及び欠勤予定日数を記載してその前日までに、前日までに予期できないときは当日正午までに届け出なければならない。ただし、病気が1週間以上にわたるときは医師の診断書を添えて届け出てその後は1ケ月ごとに同様の手続をしなければならない。
(忌引)
第34条 忌引の場合は、死者の氏名、職員との続柄及び死亡年月日を記載して届け出なければならない。
(休暇)
第35条 休暇を受けようとするときは、その事由及び日数を賜暇伺簿(様式第13号)に記載して前日までに届け出なければならない。
(旅行)
第36条 家族の病気看護、帰省、転地療養、その他私事のため住所地を離れようとするときは、その事由、期間及び行先を記載し、転地療養の場合は医師の診断書を添えて上司の許可を受けなければならない。
2 期限内に帰庁することができないときは、更に延期願を出さなければならない。
(超過勤務)
第37条 退庁時間後は、上司が在庁中であっても特に必要な者のほかは残留する必要はない。
2 事務の多忙又は緊急を要する事務のために時間外又は休日に勤務する必要があるときは、局長は超過勤務命令簿(様式第14号)に所定の記入をして職員にこれを命令しなければならない。
3 超過勤務を終えて退庁するときは、退庁時刻を記入して宿直員の証明を受けなければならない。
(退庁の場合の注意)
第38条 退庁の際は各自の所管文書及び物品は必ず所定の場所に整理し、不在中の処理に支障がないようにしなければならない。ただし、当直員の看守すべきものはこれに回付しなければならない。
(不在中の担任事務)
第39条 出張、休暇又は勤務等のため、不在となる場合は、自己の担任事務をあらかじめ上司に提示して指揮を受けるものとする。
2 不在者の事務は、局長において代理者を定めこれを処理させなければならない。
(火気の取締)
第40条 退庁後又は休日に登庁したときは、その登庁及び退庁を当直員に告げ退庁のときは火気の取締りをして当直員に引継がなければならない。
(出張)
第41条 出張を命ぜられたときは、出張命令簿(様式第15号)に承認して出発するものとする。
2 出張の命令を受けた後予定に変更又は異動を生じたときは、出発前若しくは帰庁後にその事項を命令簿の異動欄に記入して上司の承認を受けなければならない。
(出張日限の変更)
第42条 出張中用務の都合又は疾病等により予定の日限内に帰庁できない場合又は用務を行うことができない場合は、電信、電話等をもって速やかにその事由を述べて上司の承認又は指揮を受けなければならない。
2 用務が終了したときは、予定の日限にかかわらず、直ちに帰庁して服務しなければならない。
(復命)
第43条 出張者が帰庁したときは、上司に随行の場合のほかは7日以内に復命書(様式第16号)を提出するものとする。ただし、軽易な事件については口頭で復命することができる。
2 氏名の改称、転籍、転居その他身分上の異動及び試験合格等の場合は、直ちにその旨を届け出でなければならない。
(事務の引継)
第45条 転任、休暇又は退職の場合は、速やかにその担任の事務を後任者若しくは上司の指名した者に引継がなければならない。
(当直心得)
第46条 職員が役場において当直勤務に服するときは、村長の定める当直心得に従うものとする。
(重要書類)
第47条 重要書類は、運搬し易い書箱に納め見易い場所にこれを置き、赤紙に「非常持出」の表示をしておかなければならない。
(非常災害)
第48条 庁舎及びその附近に火災その他非常事変が発生したときは、職員は直ちに登庁しなければならない。
(1) 非常持出書類その他重要書類を搬出し保護すること。
(2) 金庫その他重要物件を警戒すること。
第8章 補則
(補則)
第49条 この規程に定めるものを除くほか、事務局の処務及び服務に関しては村長の事務部局の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成28年規則第6号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
