(目的)

第1条　この規程は、十島村役場における村長部局(出先機関を除く。以下「本庁」という。)の文書の取扱いに関し必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、本庁において受け付け、発送し、又は保管するすべての文書(帳簿、図表、小包等を含む。以下同じ。)をいう。

(文書による事務処理の原則)

第3条　事務は、文書によって処理し、及び記録することを原則とする。

(課長の職務)

第4条　総務課長は、各課の文書事務を随時調査し、文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう指導しなければならない。

(文書係)

第5条　各課に文書係を置き、各課の職員のうちから課長が指定する。

(総務課での文書の受付及び配布)

第6条　本庁に到達した文書(各課に直接到達した文書を除く。)は、総務課文書係(以下「文書係」という。)が受け付ける。ただし、本庁で受け付けることが適当でない文書は、付せんを付けて転送又は返送の手続をしなければならない。

(勤務時間外の受付)

第7条　勤務時間外に本庁に到達した文書は、守衛が受け付け、文書係に引き継がなければならない。

(主務課での受付及び配布)

第8条　文書係は、毎日午前及び午後それぞれ1回以上総務課において文書の有無を確認し、文書を受領しなければならない。

(文書の規格等)

第9条　文書に用いる用紙は、原則として日本工業規格A列4番のものを縦長にして用いる。

(起案用紙等)

第10条　文書を起案するときは、起案用紙(様式第9号)によらなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(起案の要領)

第11条　文書の起案は、次の要領により行う。

(公文の種類及び例)

第12条　公文の種類は、次のとおりとする。

(決裁区分等の記入)

第13条　文書を起案するときは、次に定めるところにより決裁区分等を明記しなければならない。

(発信者名)

第14条　法規文、公示文及び令達文は、村長名をもってするものとする。

(担当者等の表示)

第15条　発送する文書(以下「発送文書」という。)のうち相手方からの照会等が予想される文書には、文書の末尾に事務担当者の所属、氏名及び電話番号を記載するように努めなければならない。

(作成年月日等の表示)

第16条　事業説明資料、会議資料等起案用紙を用いずに作成する文書には、その右上余白に作成年月日、作成題名等を記入するように努めなければならない。

(回議)

第17条　起案文書は、関係職員に回議したのち、順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。

(合議)

第18条　起案文書の内容が他の課が所管する事務に関係がある場合は、当該起案文書を主務課長に回議した後に関係の課長に合議しなければならない。

(代決、後閲、廃案等の場合の処理)

第19条　起案文書を十島村事務決裁規程(平成4年規程第6号)の定めるところにより代決した者は、当該起案文書の決裁箇所に「代」と朱記し、後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。

(機密又は緊急を要する事案の処理)

第20条　機密又は緊急を要する事案は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(決裁の促進)

第21条　起案文書が立案の日から3日経ても決裁にならないときは、起案者又は主務係は、当該文書の所在及び未決裁の理由を明らかにし、処理の促進を図らなければならない。

(法制上の審議)

第22条　法令に関する重要な起案文書又は議案に関するものは、関係課長、係に回議又は合議した後、総務課長に合議しなければならない。

(文書の審査及び決裁日付印)

第23条　決裁を終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は、文書係の審査を受けた後、総務課長決裁日付印(様式第15号)の押印を受けなければならない。ただし、主務課長限りで決裁する起案文書については、各課において文書係の審査を受けた後各課長決裁日付印(様式第16号)の押印を受けなければならない。

(文書の記号及び番号)

第24条　前条の手続を終えた文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(浄書及び校合)

第25条　決裁文書の浄書及び校合は、各課で行う。

(公印の押印)

第26条　発送文書には、十島村公印規程(平成8年訓令第4号)の定めるところにより公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書には公印及び契印を押さないことができる。

(文書の発送)

第27条　発送文書の発送は、文書係で行うものとする。

(発送の処理)

第28条　総務課長は、発送の依頼を受けたときは、次の各号により処理するものとする。

(文書の整理)

第29条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管しておかなければならない。

(完結文書の編集及び保管)

第30条　事案の処理が完結した文書は、次の各号に定めるところにより編集し、保管しなければならない。

(未完結文書の保管)

第31条　事案の処理が完結しない文書は、課内の一定の場所に整理、保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の管理)

第32条　文書は、別表第4に掲げる文書分類により分類し、及び管理しなければならない。

(フロッピー・ディスクの保管)

第33条　ワードプロセッサーに使用するフロッピー・ディスクは、フロッピー・ディスク管理表(様式第24号)により文書係が保管する。

(文書の持出し等の禁止)

第34条　文書(フロッピー・ディスクを含む。次項において同じ。)は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

(文書の保存期間)

第35条　文書の保存期間の区分は、1年、3年、5年、10年、10年を超える保存を必要とする期間及び永久とし、保存文書の保存期間を定める基準は、別表第5のとおりとする。

(完結文書の引継ぎ)

第36条　事案の処理が完結した文書は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間、課において保管しなければならない。

(文書庫)

第37条　保存文書は文書庫において保管し、総務課長が管理するものとする。

(保存文書の利用)

第38条　文書庫内の保存文書を利用しようとする者は、保存文書借覧簿に所要事項を記入して総務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第39条　総務課長は、保存期間を経過した保存文書については、主務課長と協議のうえ、廃棄を決定しなければならない。