○十島村文書取扱規程

平成10年4月1日

訓令第2号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、十島村役場における村長部局(出先機関を除く。以下「本庁」という。)の文書の取扱いに関し必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、本庁において受け付け、発送し、又は保管するすべての文書(帳簿、図表、小包等を含む。以下同じ。)をいう。

(文書による事務処理の原則)

第3条 事務は、文書によって処理し、及び記録することを原則とする。

2 会議又は口頭により意思決定を行った場合にあっては、軽易なものを除き、文書により記録しなければならない。

3 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、処理経過を明らかにし、及び適正に管理しなければならない。

4 起案文書は、回議及び合議に必要な余裕をおいて起案し、必要な審査及び協議の機会が失われないようにしなければならない。

(課長の職務)

第4条 総務課長は、各課の文書事務を随時調査し、文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう指導しなければならない。

2 各課長は、その課の文書事務が適正かつ迅速に処理されるように努めなければならない。

(文書係)

第5条 各課に文書係を置き、各課の職員のうちから課長が指定する。

2 各課長は、前項の指定をしたときは、直ちにその氏名を総務課長に通知しなければならない。

3 文書係が不在のときは、課長が指定する職員がその職務を代行する。

4 文書係は、その課における次の事務を処理するものとする。

(1) 文書の受付、配布及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

第2章 文書の受付及び配布

(総務課での文書の受付及び配布)

第6条 本庁に到達した文書(各課に直接到達した文書を除く。)は、総務課文書係(以下「文書係」という。)が受け付ける。ただし、本庁で受け付けることが適当でない文書は、付せんを付けて転送又は返送の手続をしなければならない。

2 文書係は、受け付けた文書を次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 一般文書は、封のまま主務課に配布する。ただし、開封しなければ配布先が判明しない封書は開封し、文書の余白に総務課受付日付印(様式第1号)を押して配布する。

(2) 特別送達、書留、配達証明等に係る文書は、特殊文書受領簿(様式第2号)により、主務課の職員に直接配布する。この場合において、到達日時が権利の得喪又は変更に関係がある文書については、到達日時をその欄外に朱記して受付者の認印を押さなければならない。

3 文書係は、特に重要又は異例と認められる文書については、各課の文書主任に配布する前に村長(村長不在のときは副村長)の閲覧に供しなければならない。

4 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布する。

5 郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、郵便料金未納整理簿(様式第3号)により、その未納又は不足の料金を納めて受け付けることができる。

(勤務時間外の受付)

第7条 勤務時間外に本庁に到達した文書は、守衛が受け付け、文書係に引き継がなければならない。

(主務課での受付及び配布)

第8条 文書係は、毎日午前及び午後それぞれ1回以上総務課において文書の有無を確認し、文書を受領しなければならない。

2 文書係は、受領した文書を次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 次号及び第3号に掲げる文書以外の文書は、個人あてのものを除き、すべて開封し、文書管理システムによる文書受発簿に登録して文書の欄外に各課受付日付印(様式第5号)を押し、受付番号を記入の上、文書管理カード(様式第6号の1)を付し、又は供覧印(様式第6号の2)を押し、関係者に供覧するものとする。ただし、文書中軽易なものは受付印のみを押し、番号の記入及び文書受発簿への登載を省略することができる。

(2) 親展文書(親展電報を含む。)は、開封しないで封筒に受付印を押し、特殊文書配布簿(様式第7号)により封のまま名あて人に配布する。

(3) 電報は、親展電報を除き開封し、特殊文書配布簿により封のまま名あて人に配布する。

(4) 配布を受けた文書が、その課の所管に属しないと認める場合又は所定の手続を経ていないときは、直ちに文書係に回付しなければならない。

3 主務係は、受領した文書を、決裁区分及び処理期限を明示して担当者に配布しなければならない。

4 庁外において受領した文書については、帰庁後直ちに各課の文書係に送付して所定の手続を経なければならない。

5 口頭又は電話をもって処理する事件は、口頭(電話)受理用紙(様式第8号)により処理しなければならない。

第3章 起案

(文書の規格等)

第9条 文書に用いる用紙は、原則として日本工業規格A列4番のものを縦長にして用いる。

2 文書は左横書きとし、その要領は、別表第1の左横書き文書の作成要領によること。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により書式が定められているもの

(2) 他の官公署が書式を定めたもの

(3) 賞状、祝辞その他これに類するもの

(4) その他総務課長が縦書を必要と認めたもの

3 文書は、原則として左側をとじる。

(起案用紙等)

第10条 文書を起案するときは、起案用紙(様式第9号)によらなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 定例的なもので所定の簿冊で処理できるもの

(2) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの

(3) 軽易なもので往復用紙(様式第10号)又は付せん用紙(様式第11号)で処理できるもの

(4) 口頭(電話)受理用紙で処理できるもの

(5) 電報は、電報処理用紙(様式第12号)に簡明に案を記し、略号又は符号のあるものは、これを用いること。

2 前項の規定にかかわらず、起案する文書のうち広報紙に登載する部分については広報紙用原稿用紙(様式第13号)を、例規類集に登載する部分については公報原稿用紙(様式第14号)を用いなければならない。ただし、これらの原稿用紙により難いものは、適当な用紙を用いることができる。

(起案の要領)

第11条 文書の起案は、次の要領により行う。

(1) 内容のよく分かる題名を付ける。

(2) 文章は、やさしくわかりやすい口語体とし、必要に応じて適宜項目に分け、箇条書とし、公文例のあるものは、それによらなければならない。

(3) 発議案には、提案理由、関係法文、参考となる事項又は資料を付記し、又は添付しなければならない。

(4) 文体は、原則として、「である体」を用いる。ただし、公示文、掲示文及び往復文書(通知、報告、届出、申請、照会、回答等)は、なるべく「ます体」を用いる。

(5) 用字及び用語は、原則として常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、公用文における漢字使用等について(昭和56年内閣第138号)、現代かなづかい(昭和21年内閣告示第33号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)を用い、条例、規則、訓令、告示及び公告については、法令における漢字用等について(昭和56年内閣法制局総発第141号)を用い、意思を簡潔、めいりょうに表現すること。

(公文の種類及び例)

第12条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政行為又は行政行為の結果若しくは事実を公示するもの

 公告 一定の事実を公示するもの

(3) 令達文

 訓令 所管の行政機関又は職員に対して発する一般的な指示、命令

 指令 住民に対して発する下命、禁止、許可、免除、認可等

(4) その他の公文 通達、通知、照会、回答等

2 公文例は、別表第2のとおりとする。

(決裁区分等の記入)

第13条 文書を起案するときは、次に定めるところにより決裁区分等を明記しなければならない。

(1) 起案用紙の決裁区分欄には、次の表の左欄に掲げる決裁区分に応じ、同表の右欄に掲げる記号を記入する。

決裁区分

記号

村長

副村長

総務課長

主務課長

(2) 起案用紙の取扱区分欄には、次の表の左欄に掲げる文書の区分に応じ、同表の右欄に掲げる取扱区分を記入する。

文書の区分

取扱区分

広報紙に登載するもの

広報登載

議案として提出するもの

議案

特殊な発送を要するもの

速達、親展、内容証明等

秘密を要するもの

(3) 起案用紙の分類記号欄及び保存期間欄には、第33条に定める文書分類表による文書の分類に従い、分類記号及び保存期間を記入する。

(発信者名)

第14条 法規文、公示文及び令達文は、村長名をもってするものとする。

2 その他の公文書の発信者の区分は、概ね次のとおりとする。

(1) 村長名で発するもの

 大臣、次官又は各省庁の局長、部長若しくは課長に発する文書

 都道府県の知事、副知事又は部長若しくは課長等に発する文書

 官公署の長及び市町村長に発する文書

 その他特に重要な文書

(2) 副村長名で発するもの

 市町村の副村長に発する文書

 その他重要な文書

(3) 課長名で発するもの

 市町村の課長に発する文書

 官公署の長に発する軽易な文書

 その他通常の文書で軽易な文書

(担当者等の表示)

第15条 発送する文書(以下「発送文書」という。)のうち相手方からの照会等が予想される文書には、文書の末尾に事務担当者の所属、氏名及び電話番号を記載するように努めなければならない。

2 村長、副村長の職名を用いて発する文書には、文書の日付の下に括弧書きで取扱課名及び係名を記載しなければならない。

(作成年月日等の表示)

第16条 事業説明資料、会議資料等起案用紙を用いずに作成する文書には、その右上余白に作成年月日、作成題名等を記入するように努めなければならない。

(回議)

第17条 起案文書は、関係職員に回議したのち、順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。

2 秘密の取扱いを要する文書及び重要又は異例の文書は、起案者又は主務課長が自ら持ち回って回議しなければならない。

(合議)

第18条 起案文書の内容が他の課が所管する事務に関係がある場合は、当該起案文書を主務課長に回議した後に関係の課長に合議しなければならない。

2 前条第2項の規定は、合議について準用する。

3 起案文書の合議を受けた者は、起案文書の内容に異議があるときは、主務課長と協議して調整するものとし、意見が一致しないときは、起案書の余白に意見を付するものとする。

(代決、後閲、廃案等の場合の処理)

第19条 起案文書を十島村事務決裁規程(平成4年規程第6号)の定めるところにより代決した者は、当該起案文書の決裁箇所に「代」と朱記し、後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。

2 回議又は合議の過程で起案文書の内容に重大な修正が加えられたとき、又は起案が廃案になったときは、主務課長は、そのときまでに回議又は合議を終わった関係の課長等にその旨通知しなければならない。

(機密又は緊急を要する事案の処理)

第20条 機密又は緊急を要する事案は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(決裁の促進)

第21条 起案文書が立案の日から3日経ても決裁にならないときは、起案者又は主務係は、当該文書の所在及び未決裁の理由を明らかにし、処理の促進を図らなければならない。

(法制上の審議)

第22条 法令に関する重要な起案文書又は議案に関するものは、関係課長、係に回議又は合議した後、総務課長に合議しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により起案文書の合議を受けたときは、審査を行い、法令審査委員会に付議する必要があると認めるときは、その手続をするものとする。

(文書の審査及び決裁日付印)

第23条 決裁を終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は、文書係の審査を受けた後、総務課長決裁日付印(様式第15号)の押印を受けなければならない。ただし、主務課長限りで決裁する起案文書については、各課において文書係の審査を受けた後各課長決裁日付印(様式第16号)の押印を受けなければならない。

2 前項の審査は、第10条及び第11条に規定する事項その他必要な事項についても行うものとする。

(文書の記号及び番号)

第24条 前条の手続を終えた文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令には、町名を冠し、総務課に備付けの条例等文書件名簿(様式第17号)によりその種類ごとに暦年で一連番号を付ける。

(2) 前号以外の文書には、各課(一部の係を含む。以下同じ。)別に、別表第3に定める記号を付け、各課備付けの文書受発簿により会計年度による一連番号を付ける。

2 収受、発信を記録するときは、収受は黒色又は青色、発信は赤色を用いる。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書及び校合)

第25条 決裁文書の浄書及び校合は、各課で行う。

(公印の押印)

第26条 発送文書には、十島村公印規程(平成8年訓令第4号)の定めるところにより公印及び契印を押さなければならない。ただし、軽易な文書には公印及び契印を押さないことができる。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長の承認を受けて、村印又は村長印の押印に代えてその印影を印刷することができる。

(文書の発送)

第27条 発送文書の発送は、文書係で行うものとする。

2 各課長は、発送文書の発送を依頼するときは、発送依頼票(様式第18号)に所要事項を記入し、発送文書に添付して、決裁文書とともに文書係に送付するものとする。

3 前項の発送文書は、午後3時までに文書係に送付するものとする。

(発送の処理)

第28条 総務課長は、発送の依頼を受けたときは、次の各号により処理するものとする。

(1) 決裁文書の取扱区分の表示と発送文書を照合確認すること。この場合において、取扱区分に不適当なものがあるときは、主務課と協議のうえ、これを変更することができる。

(2) 発送文書を受け付けたときは、文書郵便発送簿(様式第19号)に必要事項を記入のうえ発送し、決裁文書に発送受付印(様式第20号)を押して主務課に返付すること。

第5章 文書の保管

(文書の整理)

第29条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管しておかなければならない。

(完結文書の編集及び保管)

第30条 事案の処理が完結した文書は、次の各号に定めるところにより編集し、保管しなければならない。

(1) 1件完結主義により年度及び保存期間別に編集するものとする。

(2) 年度は、会計年度による。

(3) 施行年月日又は受付番号若しくは発送番号の若い順に左とじとする。ただし、特別の場合の文書のとじ方は、次の例による。

 縦書き文書のみをとじるときは、右とじとする。

 左横書き文書と左に余白のある縦書き文書とを合わせてとじる場合は、左とじとする。

 左横書き文書と左に余白のない縦書文書又は袋とじの縦書き文書とを合わせてとじる場合は、縦書き文書を裏とじとする。

(4) 表紙(様式第21号)を付けるとともに、保存文書ごとに文書件名表(様式第22号)を付けるものとする。

(5) 簿冊の厚さは、10センチメートルを限度として編集するものとする。ただし、紙数の多少によって分冊又は数年分を合冊して編集することができる。

(6) 図書等で当該簿冊につづり込むことが困難なものは、別に製本又は表装し、当該文書の編集項目を表示するとともに、文書目録台帳(様式第23号)にその旨を記載するものとする。

(未完結文書の保管)

第31条 事案の処理が完結しない文書は、課内の一定の場所に整理、保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

2 主務課長は、未完結文書を調査し、処理促進させなければならない。

(文書の管理)

第32条 文書は、別表第4に掲げる文書分類により分類し、及び管理しなければならない。

2 各課長は、毎年度4月末日までに文書目録台帳を作成し、その写しを総務課長に送付しなければならない。

(フロッピー・ディスクの保管)

第33条 ワードプロセッサーに使用するフロッピー・ディスクは、フロッピー・ディスク管理表(様式第24号)により文書係が保管する。

(文書の持出し等の禁止)

第34条 文書(フロッピー・ディスクを含む。次項において同じ。)は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

2 文書は、主務課長の承認を受けなければ、関係者以外の者に閲覧させ、又はその謄写したものを交付してはならない。

第6章 文書の保存

(文書の保存期間)

第35条 文書の保存期間の区分は、1年、3年、5年、10年、10年を超える保存を必要とする期間及び永久とし、保存文書の保存期間を定める基準は、別表第5のとおりとする。

2 保存期間は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

3 各課長は、保存期間を超えて保存する必要が生じたときは、総務課長と協議のうえ保存期間を変更することができる。

(完結文書の引継ぎ)

第36条 事案の処理が完結した文書は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年間、課において保管しなければならない。

2 前項の規定による保管の期間を満了した文書は、1年保存の文書を除き、文書目録台帳2部を添え、総務課長に引き継がなければならない。

3 総務課長は、前項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、審査のうえ文書目録台帳に受領印を押してその1部を主務課長に返付するものとする。

(文書庫)

第37条 保存文書は文書庫において保管し、総務課長が管理するものとする。

2 総務課長は、文書庫の管理にあたっては、火災及び盗難に注意するとともに、保存文書の防湿、防虫等に努めなければならない。

3 係員以外の者は、総務課長の承認を受けなければ文書庫内に立ち入ってはならない。

(保存文書の利用)

第38条 文書庫内の保存文書を利用しようとする者は、保存文書借覧簿に所要事項を記入して総務課長の承認を受けなければならない。

2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、やむを得ない理由のため総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

3 利用した保存文書を破損し、他人に転貸し、又は抜き取り、取り換え若しくは訂正してはならない。

4 利用した保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに総務課長に届け出てその指示を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第39条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書については、主務課長と協議のうえ、廃棄を決定しなければならない。

2 前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、文書目録台帳からまっ消し、焼却、裁断等の方法により廃棄するものとする。

3 保存期間を経過しない文書で保存の必要がないと認めるものについては、前2項の手続により廃棄することができる。

(施行期日)

1 この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

(文書取扱規程の廃止)

2 文書取扱規程(昭和40年規程第3号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。

(旧規程の廃止に伴う経過措置)

3 旧規程による帳簿及び用紙等は、当分の間、これを使用することができる。

(平成15年訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成15年訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行する。

(平成17年規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平成18年訓令第4号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成24年訓令第6号)

この訓令は、平成24年7月1日から施行する。

(平成28年規則第6号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(令和4年訓令第4号)

この訓令は、令和4年6月1日から施行する。

別表第1(第9条関係)

左横書き文書の作成要領

1 文書の書き方

左横書きにおける文書の文体、用字、用語等については、縦書きの場合と同様である。ただし、縦書きと異なる点は、次のとおりである。

(1) 横書きに合わないことばは、言い換える。

(例)右のとおり→以上のとおり、上記のとおり

右のことについて→上記のことについて、このことについて

左のことについて→次のとおり

左記→下記

(2) 数字の書き方

ア 数字は、アラビア数字を用い、その書き方は、次のとおりとする。

(ア) 数字のくぎり方

数字のけたのくぎり方は、3位くぎりとし、くぎり符号には、「,」(コンマ)を用いる。ただし、年号、文書番号等特別なものにはくぎり符号を付けない。

(イ) 小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。

(例)小数………0.123

分数………画像又は2分の1

帯分数………画像

(ウ) 日付、時刻及び時間の書き方は、次の例による。

(例)

区分

日付

時刻

時間

普通の場合

昭和54年1月1日

14時30分

8時間30分

省略する場合

昭和54.1.1

14:30

 

昭・54.1.1

54.1.1

時刻は、24時間又は12時間制(午前、午後)いずれを使用しても差し支えない。

イ 漢数字は、次のような場合に用いる。

(ア) 固有名詞

四国 九州 三島村 十三迫

(イ) 概数を示す語

二、三日 数億円

(ウ) 数量的な意味のうすい語

一般 一部分 一部改正 四半期

(エ) 慣習的な語、「ひとつ」「ふたつ」と読む語

一休ひとやすみ 二間続ふたまつづき 二言目ふたことめ 五日目いつかめ

(オ) けたの大きい数の単位として用いる場合

100万 1,900億

(3) 符号の用い方は、概ね次のとおりとする。

ア 区切り符号は、次のとおりとする。

区分

記号

用い方

備考

(まる)及び,(コンマ)

一つの文を完全に言い切った場合及び一つの文の中で、ことばの切れ続きを明らかにしないと、誤解されるおそれのある場合の句読点に用いる。

この条例は、公布の日から施行する。

(ピリオド)

単位を示す場合、見出し記号につける場合及び省略符号とする場合に用いる。

1.23メートル

平成5.4.1

N.H.K

(なかてん)

名詞を並列するとき、外国語又は外来語の区切りに用いる。

町長・助役・収入役

P・T・A

( )(かっこ)

語句若しくは文章の後に注記を加えるとき又は見出しその他の簡単な独立した語句に付ける。

法律(法律に基づく命令を含む。以下同じ。)

(目的)

「 」(かぎかっこ)

ことばを定義する場合、他の語句又は文章を引用する場合等に用いる。

「職員」とは………

「現代かなづかい」には、次のような「まえがき」がついている。

(てんせん)

語句の代用などに用いる。

すべて国民は………権利を有する。

(コロン)

次に続く説明文その他の語句があることを示す場合に用いる。

電話:②―1211

参考:○○○○

(なみがた)

………から………までを示す場合に用いる。

岩川~鹿児島

第1号~第5号

1月~8月

(ダッシュ)

語句の説明、言い換えなどに用い、また丁目、番地等を省略する場合に用いる。

青色―進め

赤色―止まれ

○○町2―1

(のの字書き)

表などで上の事項と下の事項が同一であることを表す場合などに用いる。

大隅町総務課

〃  税務課

(矢じるし)

左のものが右のように変わることを示す場合に用いる。

車輛→車両

竣工→完成

イ くりかえし符号は、必要に応じて、同じ漢字をくりかえすときに「々」を用いる。ただし、次のように語句の前後の意味が異なる場合は、「々」を用いない。

主主義・議会会議録・事務所所在地

ウ 傍点及び傍線は、語意を強調し、又は語句について注意を促すために用い、傍点は、「かん・・詰」のように語句の上に、傍線は、「能率的」のように語句の下につけて書く。

エ 見出し符号は、項目を細別するときは、次の順序で用いる。この場合、句読点を打たず、1字分開けて次の字を書き出す。項が少ないときは、「第1」を省いて「1」から用いてもよい。

画像

(4) 本文中ただし書きをつける場合は、行を改めない。なお書き及びおって書きは、行を改める。ただし、両方を使う場合は、なお書きを先にする。

文書の書式

2 左横書きに伴う文書の書式は、別表第2の公文例による。

画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像画像

別表第3(第24条関係)

文書記号

課等名

記号

総務課

十総

地域振興課

十地

土木交通課

十土

住民課

十住

別表第4(第32条関係)

中分類

大分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

A1

総務

総括

行政区域

組織運営

文書・広報

総合企画

地籍

統計

 

 

 

 

 

 

 

B1

人事

総括

試験・任免

服務

研修

給与

労務

福利厚生

 

 

 

 

 

 

 

C1

財務

総括

財政

起債

予算

決算

交付税

出納

財政再建

 

 

 

 

 

 

D1

村税

総括

法人村民税

個人村県民税

固定資産税

軽自動車税

国民健康保険

諸税(たばこ税)

収納

 

 

 

 

 

 

E1

財産管理

総括

庁舎管理

その他施設管理

車両管理

財産

用品

 

 

 

 

 

 

 

 

F1

村民

総括

戸籍管理

住民記録管理

外国人登録管理

印鑑票管理

人権擁護

 

定住促進

同和

 

 

 

 

 

G1

年金保険

総括

国民年金

国民健康保険

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

H1

福祉

総括

福祉医療

老人医療

生活保護

児童福祉

母子福祉

障害福祉

老人福祉

介護保険

援護・救護

地域改善

 

 

 

J1

保健衛生

総括

保健

衛生

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K1

環境

総括

環境衛生

公害対策

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L1

建設

総括

庶務

道路

河川

建築

道路災害

港湾

漁港

住宅

 

 

 

 

 

M1

水道

総括

上水道

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

N1

産業経済

総括

農業

畜産

林業

林務

耕地

商工

水産

融資

観光

交通

 

 

 

P1

教育文化

総括

教育委員会

学校教育

社会教育一般

社会教育事業

教育施設

文化財

人権教育

青少年

村史編集

教育団体

 

 

 

Q1

議会

総括

本会議

委員会

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

R1

各種行政委員会

総括

選挙

固定資産評価審査委員会

農業委員会

行革委員会

監査

 

 

 

 

 

 

 

 

S1

船舶交通

総括

用品

車輌管理

庶務

郵便

財産管理

統計

決算

代理店

運航

給与

人事

修繕

検査

T1

防災交通

総括

消防防災

交通安全

自衛隊員募集

防犯

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類: A1 総務

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

0

総括

総括

交際・秘書

儀式・褒章

議会

行政相談

権限移譲

指名

 

1

行政区域

総括

合併・分離

広域市町村

 

 

 

 

 

2

組織運営

総括

例規

公印

事務引継

地方分権

情報処理

 

 

3

文書・広報

総括

情報管理

広報誌

IT関連

 

 

 

 

4

総合企画

総括

振興計画

土地利用

 

 

 

 

 

5

地籍

総括

地籍調査

 

 

 

 

 

 

6

統計

総括

国勢調査

農林業センサス

漁業センサス

商業統計

工業統計

事業所・企業統計

各種統計

大分類: B1 人事

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

0

総括

総括

 

 

 

 

 

 

1

試験・任免

総括

試験

任用

 

 

 

 

2

服務

総括

人事記録

服務記録

勤怠成績

休暇

分権懲戒

 

3

研修

総括

研修

 

 

 

 

 

4

給与

総括

給料

諸手当

 

 

 

 

5

労務

総括

職員団体

災害補償等

失業

 

 

 

6

福利厚生

総括

共済組合

社会保険

退職手当

共済保険

衛生

互助会

大分類: C1 財務

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

0

総括

総括

 

 

 

 

 

 

 

1

財政

総括

財政

 

 

 

 

 

 

2

起債

総括

起債

 

 

 

 

 

 

3

予算

総括

予算

 

 

 

 

 

 

4

決算

総括

決算

 

 

 

 

 

 

5

交付税

総括

普通交付税

特別交付税

道路数値等

 

 

 

 

6

出納

総括

収支総括記録

基金・歳計外

収入

支出

収入・支出

金融関係

 

7

財政再建

 

財政再建

 

 

 

 

 

 

大分類: D1 村税

小分類

中分類

0

1

2

0

総括

総括

 

 

1

法人総民税

総括

賦課

 

2

個人村県民税

総括

徴収

賦課

3

固定資産税

総括

賦課

徴収

4

軽自動車税

総括

賦課

 

5

国民健康保険税

総括

賦課

徴収

6

諸税(たばこ税)

総括

 

 

7

収納

総括

 

 

大分類: E1 財産管理

小分類

中分類

0

1

2

0

総括

総括

 

 

1

庁舎管理

総括

取締等

維持管理

2

その他施設管理

総括

取締等

維持管理

3

車両管理

総括

村車

 

4

財産

総括

土地

建物

5

用品

総括

取得処分

 

大分類: F1 村民

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

0

総括

総括

 

 

 

 

 

1

戸籍管理

総括

台帳

受付交付

業務処理基準

身分関係

人口動態

2

住民記録管理

総括

住民基本台帳

 

 

 

 

3

外国人登録管理

総括

外国人登録

 

 

 

 

4

印鑑票管理

総括

印鑑登録

 

 

 

 

5

人権擁護

総括

人権擁護委員

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

 

7

定住促進

総括

定住促進

 

 

 

 

8

同和

総括

同和

 

 

 

 

大分類: G1 年金・保険

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

0

総括

総括

 

 

 

 

 

 

 

1

国民年金

総括

年金文書

資格

収納

年金免除

年金給付

国庫補助

福祉年金

2

国民健康保険

総括

補助金・交付金

資格

給付申請

給付関係

 

 

 

大分類: H1 福祉

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

0

総括

総括

社会福祉

民生児童委員会

地域福祉

団体

 

 

 

 

 

 

 

1

福祉医療

総括

医療費助成

障害者医療

乳幼児医療

社会福祉

 

 

 

 

 

 

 

2

老人医療

総括

資格管理

監査

報告・提出

給付管理

 

 

 

 

 

 

 

3

生活保護

総括

申請

支給

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

児童福祉

総括

児童手当

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

母子福祉

総括

児童扶養手当

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6

障害福祉

総括

身体障害者総括

負担金・補助金

身体障害者医療

身体障害者措置費

手帳

補装具

身体障害者手当

重心医療費助成

心身扶養共済

知的障害者

精神障害者

7

老人福祉

総括

在宅福祉

老人保護措置

補助金・交付金

 

 

 

 

 

 

 

 

8

介護保険

総括

計画

事業所管理

報告・提出

給付管理

資格管理

賦課収納管理

 

 

 

 

 

9

援護・救護

総括

救護

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

地域改善

総括

給付・貸付

組織啓発

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類: J1 保健・衛生

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

0

総括

総括

 

 

 

 

 

1

保健

総括

母子保健

老人保健

栄養

 

 

2

衛生

総括

公衆衛生

予防接種

伝染病

 

診療所

大分類: K1 環境

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

0

総括

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

環境衛生

総括

ごみ処理

し尿処理

一般廃棄物

許可・申請

生ごみ

リサイクル

浄化槽

狂犬病

衛生

墓地

2

公害対策

総括

水質

公害苦情

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類: L1 建設

小分類

中分類

0

1

2

3

4

0

総括

総括

設計・積算

 

 

 

1

庶務

総括

 

 

 

 

2

道路

総括

維持修繕

新設改良

 

 

3

河川

総括

 

 

 

 

4

建築

総括

 

 

 

 

5

道路災害

総括

公共土木施設災害

 

 

 

6

港湾

総括

管理

改修事業

海岸

公共土木施設災害

7

漁港

総括

管理

改修事業

海岸

 

8

住宅

総括

村営住宅

 

 

 

大分類: M1 水道

小分類

中分類

0

1

2

3

4

0

総括

総括

 

 

 

 

1

上水道

総括

工事

漏水

水質

統計

大分類: N1 産業経済

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

0

総括

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

農業

総括

事業一般

農村振興

補助

環境

統計

生活

農産一般

園芸

果樹

災害

病害虫

 

 

 

2

畜産

総括

中央畜産農業協同連合会

会計検査

事業一般

補助事業

家畜畜産物衛生指導協会

管理

和牛登録協会

畜産組合

地域家畜個体識別システム推進協議会

肉用牛価格安定基金協会

山羊

 

 

 

3

林業

総括

許可届出関係

鳥獣

計画認定事務

保全

造林事業

林道事業

外部団体

 

 

 

 

 

 

 

4

林務

総括

林務

森林土木

災害復旧事業

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

耕地

総括

土地改良

災害

県単事業

村単独事業

県営事業

災害復旧事業

整備水準調査

農道台帳

農業農村整備事業便覧

土地改良事業団体連合会

農業農村整備事業

県単独要望

土地改良施設の保全・活動

ため池

6

商工

総括

中小企業

商業

労働

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

水産

総括

漁業

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

融資

総括

産業

住宅

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9

観光

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

交通

総括

交通船

定期船

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類: P1 教育文化

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

総括

施設管理

 

 

 

 

 

 

 

 

1

教育委員会

総括

委員会

村補助金

国庫補助金

 

 

 

 

 

 

2

学校教育

総括

学校

教育職員

就学

通学区

保健・体育

教科書

統計

人権教育

学校給食

3

社会教育一般

総括

委員任免

 

 

 

 

 

 

 

 

4

社会教育事業

総括

生涯学習

青少年教育

女性施策

子育て学習

IT講習

 

 

 

 

5

教育施設

総括

公民館

図書館

体育施設

 

 

 

 

 

 

6

文化財

総括

埋蔵文化財

 

 

 

 

 

 

 

 

7

人権教育

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

青少年

総括

青少年

成人式

問題協

推進協

補導委

 

 

 

 

9

村史編集

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

教育団体

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

大分類: Q1 議会

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

0

総括

総括

全員協議会

公印

議会会員台帳

議会庶務

議員共済

町村議会議長会

調査・報告

契約書

広報

庶務

1

本会議

総括

議会庶務

請願・陳情書

会議結果

選挙・推薦

 

 

 

 

 

 

2

委員会

総括

議会運営委員会

常任委員会

特別委員会

 

 

 

 

 

 

 

大分類: R1 各種行政委員会

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

総括

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

選挙

総括

選挙管理委員会

啓発

選挙人名簿投開票

国関係選挙

県関係選挙

村関係選挙

直接請求

争訴

政治活動

2

固定資産評価審査委員会

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

農業委員会

総括

農地

 

 

 

 

 

 

 

 

4

行革委員会

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

監査

総括

庶務

監査委員会協議会

調査・報告

決算審査

定例監査

例月出納検査

 

 

 

大分類: S1 船舶交通

小分類

中分類

0

1

2

3

4

0

総括

総括

補助簿

補助金

 

 

1

用品

総括

取得処分

 

 

 

2

車両管理

総括

 

 

 

 

3

庶務

総括

報告

申請

 

 

4

郵便

総括

請求書

契約

 

 

5

財産管理

総括

 

 

 

 

6

統計

総括

 

 

 

 

7

決算

総括

決算

 

 

 

8

代理店

総括

契約

 

 

 

9

運航

総括

申請

報告

補助簿

契約

10

給与

総括

給与

賃金

 

 

11

人事

総括

契約

厚生

 

 

12

修繕

総括

船舶

航路附属施設

 

 

13

検査

総括

船舶

 

 

 

大分類: T1 防災・交通

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0

総括

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

1

消防防災

総括

防災無線

ヘリポート

危険物

消防団

自主防災

急患搬送

消防

防災

2

交通安全

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

3

自衛隊員募集

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

4

防犯

総括

 

 

 

 

 

 

 

 

別表第5(第35条関係)

保存期間を定める基準

1 永久保存

(1) 条例、規則、訓令及び重要な告示の原議に関するもの

(2) 村議会議決書、議事録その他議会に関する重要なもの

(3) 審査請求に関する書類、訴訟書類、願出書類で重要なもの

(4) 関係庁又は法人、個人との往復文書で将来例証となる重要なもの

(5) 許可、認可、契約等に関する重要なもの

(6) ほう賞及び表彰に関するもの

(7) 財産の取得、管理、処分に関する重要なもの

(8) 職員の進退、賞罰等に関するもの及び履歴書

(9) 村の沿革、郷土誌編さんに関する重要なもの

(10) 各種原簿、台帳及び図書で重要なもの

(11) 調査、統計、報告、証明で特に重要なもの

(12) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

(13) 起債及び借入金に関する重要なもの

(14) 村税の徴収その他の徴収に関する重要なもの

(15) 都市計画、事業計画その他の計画及びその施行に関する重要なもの

(16) 前各号のほか、永久保存の必要があるもの

2 10年保存

(1) 告示又は内規で重要なもの

(2) 議会に関するもの

(3) 許可、認可、契約等で重要なもの

(4) 審査請求に関する書類、訴訟書類、願出書類で重要なもの

(5) 起債に関するもの

(6) 予算、決算及び出納に関する重要なもの

(7) 備品の出納に関する重要なもの

(8) 人事に関するもの

(9) 給与に関する重要なもの

(10) 補助金に関する重要なもの

(11) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(12) 前各号のほか、10年間保存の必要があるもの

3 5年保存

(1) 請願、建議又は諮問に関するもの

(2) 調査、統計、報告、証明に関するもの

(3) 給与に関するもの

(4) 重要文書の収発に関するもの

(5) 予算、決算及び出納に関するもの

(6) 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの

(7) 前各号のほか、5年間保存の必要があるもの

4 3年保存

(1) 一時の処理に係る願、届出、通達等で3年保存の必要があるもの

5 1年保存

(1) 軽易な照会、回答、願、伺、届書等のもの

(2) 第1種から第4種までに属さないもの

6 保存期間の特例

(1) 保存期間が10年を超えるもので永久保存までの必要のないものは、随時必要な期間(15年、30年、50年、80年)を保存期間に設定することができる。

(2) 台帳等のように、年度を超えて執務室に常備し、常に執務上使用する文書の保存期間は、常用とする。

なお、常用とする必要がなくなった場合は、上記基準に基づき保存期間を設定する。

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様式第4号 削除

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十島村文書取扱規程

平成10年4月1日 訓令第2号

(令和4年6月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成10年4月1日 訓令第2号
平成15年3月19日 訓令第1号
平成15年7月15日 訓令第4号
平成17年1月17日 規程第1号
平成18年12月20日 訓令第4号
平成19年4月1日 訓令第3号
平成24年6月29日 訓令第6号
平成28年3月31日 規則第6号
令和4年5月24日 訓令第4号