○十島村教育委員会文書処理規程
昭和53年3月27日
教委訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 事務局
第1節 文書の受付及び配布(第7条・第8条)
第2節 文書の処理(第9条―第17条)
第3節 文書の浄書及び発送(第18条―第20条)
第4節 文書の整理(第21条・第22条)
第5節 文書の編集及び保存(第23条―第25条)
第3章 教育機関(第26条・第27条)
第4章 補則(第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、十島村教育委員会事務局(以下「事務局」という。)及び教育機関(学校を除く。以下同じ。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、事務局及び教育機関において受け付け、発送し、又は保管するすべての文書(帳簿、小包等を含む。以下同じ。)をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、丁寧に取扱い、その処理は、確実かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにして、事務能率の向上に努めなければならない。
(総務課長等の職務)
第4条 総務課長(以下「総務課長」という。)は、事務局及び各教育機関の文書事務を随時調査し、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように指導しなければならない。
2 教育機関の長は、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように努めなければならない。
(公文の種類)
第5条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第14条第1項の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 行政行為の結果又は事実を公示するもの
イ 公告 一定の事実を公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 所管の諸機関及び職員に対して発する一般的命令
イ 指令 住民に対する下命、禁止、許可、免除、特許、認可等
(4) その他の公文、通達、通知、照会、回答等
2 公文のうち、告示及び訓令は、教育委員会又は教育長が発し、その他のものは、それぞれ権限を有するものが発する。
(文書の記号及び番号)
第6条 文書(公告を除く。)には、番号をつけなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書は、これを省略することができる。
2 規則には十島村教育委員会を、告示及び訓令には教育委員会が発するものにあっては十島村教育委員会、教育長が発するものにあっては十島村教育委員会教育長を、それぞれ冠し規則等文書番号簿(様式第1号)によりその種類ごとに番号を付けるものとする。
(1) 事務局にあっては、「十島教」
(2) 教育機関にあっては、その機関名を表示する文字として当該教育機関の長が定めるもの
第2章 事務局
第1節 文書の受付及び配布
(文書の受付)
第7条 事務局に到達した文書は、総務課長が指定する職員が受けるものとする。ただし、事務局で受け付けることが適当でない文書は、付せんを付けて転送又は返送の手続をしなければならない。
(2) 親展文書は、開封しないで封筒に受付印を押し、書留文書等配布簿(様式第4号)に所要事項を記載すること。
(3) 書留文書(現金書留を除く。)は、開封し、その余白に受付印を押し、書留文書等配布簿に所要事項を記載すること。
(4) 現金、金券、収入証紙等は、添付された文書の余白に、現金書留は封筒にそれぞれ受付日付印を押し、書留文書等配布簿に所要事項を記載すること。
(5) 前各号に掲げる文書以外の文書は、そのまま配布すること。
2 特に重要又は異例と認められる文書については、教育長の閲覧に供した後に配布するものとする。
第2節 文書の処理
(文書の起案)
第9条 文書を起案するときは、起案用紙(様式第5号)によらなければならない。ただし、次に掲げるものについてはこの限りでない。
(1) 定例的なもので所定の簿冊で処理できるもの
(2) 軽易なもので文書の余白又は付せん紙等で処理できるもの
(3) 口頭(電話)受理用紙(様式第6号)で処理できるもの
2 文書を起案するときは、次の各号によらなければならない。
(1) 法令の目的にかない、適切な内容を備え、十分効果をあげることができるようにすること。
(2) 文案は、やさしくわかりやすい口語体とし、公文例のあるものはそれによること。
(3) 用字は常用漢字、用語は現代かなづかいを用い、字画を明りょうにし、文意は簡明にすること。
(4) 起案文には、簡潔な題名をつけ、その次に照会、回答、通知等その文書の性質を表わす言葉を括弧書すること。
(5) 必要により簡単な起案理由、関係法文、参考となる事項又は資料を付記又は添付すること。
(6) 電報案は、特に簡明にし、略号又は符号のあるものは、これを用いること。
(文書の横書き)
第10条 文書は、書式が定められているもの、祝辞等を除き、左横書きとしなければならない。
(取扱いの種類の表示)
第11条 次に掲げる文書を起案するときは、起案用紙の取扱区分欄に当該各号に掲げる区分により、その取扱いの種類を朱書しなければならない。
(1) 公告するもの 「公告」
(2) 特殊な発送を要するもの 「速達」「親展」「現金書留」「内容証明」「受取人払」「電報」「小包」「はがき」等
(3) 秘密を要するもの 「秘」
(決裁区分の表示)
第12条 文書を起案するときは、起案用紙の決裁区分を朱書しなければならない。
(1) 教育長が処理するもの 「甲」
(2) 総務課長限りで処理するもの 「乙」
(発信者名)
第13条 事務局において発信する文書の発信者名は、事案により教育委員会名又は教育長名とする。ただし、軽易又は定例的なものは、総務課長名をもってすることができる。
2 前項の規定にかかわらず、照会に対する回答は、照会を受けた者の名をもってする。
(回議及び合議)
第14条 回議案は、関係職員に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。
2 他の部局に関係のある回議案は、教育長に回議した後、関係課の長に合議しなければならない。
(後閲及び廃案)
第15条 別に定めるところにより代決した回議案を、上司の閲覧に供しようとするときは、代決者は、「要後閲」と朱書しなければならない。
2 起案文書が廃案となり又は重大な変更を受けたときは、直ちにその旨を朱書して回議又は合議した者に回覧しなければならない。
(総務課長の審査及び決裁日付印)
第16条 決裁を終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は、総務課長の審査を受け、決裁日付印(様式第7号)の押印を受けなければならない。
(記号等の記入)
第17条 前条の手続を終えた決裁文書で必要があるものは、規則等文書番号簿又は文書受発簿に所要事項を記載するとともに、当該決裁文書に記号、番号及び年月日を記入しなければならない。
第3節 文書の浄書及び発送
(浄書及び校合)
第18条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、浄書及び校合を行い、起案用紙の所定欄に浄書者及び校合者が認印を押印するものとする。
(公印の押印)
第19条 発送文書には、十島村教育委員会公印規程(昭和53年教育委員会訓令第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、教育委員会の所管に属する機関内の往復文書又は、軽易な文書は、公印の押印を省略することができる。
2 前項本文の規定にかかわらず教育長の承認を受けて、公印の押印に代えて発送文書にその印影を印刷することができる。
(文書の発送)
第20条 文書の発送は、庶務係で行うものとする。
第4節 文書の整理
(文書の整理)
第21条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害に際していつでも持ち出すことができるように、あらかじめ準備し、紛失、火災、盗難の予防をするとともに、担当者が不在の場合でも処理経過がわかるようにしておかなければならない。
(文書の持出し等の禁止)
第22条 文書は、公務のほか庁外に持ち出してはならない。
2 文書は、総務課長の承認を受けなければ、関係職員以外の者に謄写若しくは閲覧させ、又はその謄写したものを交付してはならない。
第5節 文書の編集及び保存
(文書の編集)
第23条 総務課長は、完結した文書を次の各号により編集しなければならない。ただし、特に軽易な文書で保存の必要のないものについては、直ちに廃棄することができる。
(1) 年度、分類項目及び保存期間別に編集するものとする。この場合において、2以上の分類項目に関連するものは、最も関連の深い項目に編集し、他の関係項目の簿冊にその旨を記入する。
(2) 年度は、会計年度によること。ただし、法令の規定その他特別な理由により会計年度によることができないものについては、暦年によること。
(3) 施行年月日の順に上から下に編集すること。
(保存期間)
第24条 文書の保存期間は、次のとおりとし、保存期間を定める基準は、別表のとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 保存期間は、会計年度によるものは、処理完結の日の属する年度の翌会計年度4月1日から、暦年によるものは翌年1月1日から起算する。
(文書の廃棄)
第25条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書は、廃棄するものとする。ただし、特に保存する必要のあるものは、この限りでない。
第3章 教育機関
(文書処理の原則)
第26条 教育機関における文書処理に関しては、事務局の例による。
(事務局の例によれない場合)
第27条 教育機関の長は、文書処理について事務局の例によりがたいと認めるときは、その手続を省略し、又は異った取扱いをすることができる。
第4章 補則
(委任)
第28条 この規程に定めるもののほか、教育委員会の文書処理に関し必要な事項は、教育長が定める。
附 則
この訓令は、昭和53年4月1日から適用する。
附 則(昭和60年教委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表 略
様式第1号から様式第7号まで 略